Panoramica prenotazioni
Cos'è una prenotazione in Bauking?
Una prenotazione (chiamata anche "ordine" all'interno della sezione dedicata) è il documento centrale che registra quando un cliente prenota una camera in una struttura alberghiera.
Pensa a una prenotazione come a un contratto digitale, che contiene:
- Chi prenota (dati cliente)
- Cosa prenota (camera, struttura)
- Quando prenota (date di arrivo e partenza)
- Quanto costa (prezzo totale)
- Stato di pagamento
- Presenza della fattura
- Data di pagamento
- Possibilità di scaricare l'intero ordine in formato pdf
Cosa contiene una prenotazione
Ogni prenotazione è composta da questi elementi chiave:
1. Identificazione prenotazione
Numero prenotazione nel formato Anno-Numero (es. 2025-72).
Questo identificativo è mostrato anche nel titolo della pagina.
2. Informazioni struttura
Dettagli dell’alloggio prenotato: nome, città, provincia e collegamenti utili.
3. Dati soggiorno
Date di check-in e check-out e numero di notti.
4. Informazioni camera
Tipologia di camera, quantità e stato della voce d’ordine.
5. Dati ospiti
Nominativi e informazioni degli occupanti della camera.
6. Importi e pagamenti
Totale, importo pagato e importo dovuto. La data di pagamento è mostrata quando disponibile.
7. Dati fatturazione
Nome, cognome, indirizzo, città, CAP, provincia/regione, paese, telefono, CF/IVA/SDI/PEC quando disponibili.
8. Stato prenotazione
Lo stato attuale dell’ordine nel sistema (vedi tabella più sotto).
Ciclo di vita della prenotazione
Gli stati gestiti dal sistema sono:
- In attesa
- In attesa pagamento offline
- Acconto pagato
- Pagato
- Cancellato
- Rimborsato
- Rimborsato parziale
- Fallito
Gli eventi di check-in e check-out fanno parte del soggiorno, non sono stati dell’ordine.
Tipi di pagamento
Una prenotazione può avere diversi modelli di pagamento:
Modello 1: Acconto + Saldo
La spiegazione che segue rappresenta un esempio del metodo di pagamento che prevede di pagare parte dell'importo con un acconto e di concludere il pagamento con il saldo pari all'intero importo.
- Cliente paga 30% all'atto della prenotazione (acconto)
- Cliente paga il restante 70% prima del check-in (saldo)
- Esempio: 1.740 € = 522 € acconto + 1.218 € saldo
Modello 2: Pagamento Completo
- Cliente paga il 100% dell'alloggio al momento della prenotazione.
- Con questo metodo di pagamento, il cliente non dovrà sostenere costi aggiuntivi al momento del check-in
- Esempio: 1.740 € pagati completamente oggi
Modello 3: Pagamento al Check-in
- Cliente paga il 100% al momento dell'arrivo in struttura
- Nessun acconto fino al momento del check-in
- Esempio: Pagamento 0 € oggi, 1.740 € al check-in
Sezioni principali di una prenotazione
Quando visualizzi una prenotazione, la pagina è divisa in sezioni:
Sezione 1: Header (Titolo e azioni)
Titolo: Prenotazione #Anno-Numero (es. #2025-72).
Azioni rapide: Cambia stato, Scarica PDF.
Sezione con informazioni essenziali e pulsanti di azione rapida.
Sezione 2: Alloggio e soggiorno
Card dell’alloggio e informazioni del soggiorno (check-in, check-out, notti).
Sezione 3: Dettagli ordine
Elenco degli articoli con stato, scadenza di cancellazione e importi.
Sezione 4: Riepilogo ordine
Totali, pagamenti, depositi, rimborsi e sconti.
Sezione 5: Cliente
Dati del cliente che ha effettuato la prenotazione (email e nominativo).
Sezione 6: Fatturazione
Dati per l’emissione della fattura e relative azioni.
Azioni disponibili:
Carica fattura(se assente)Scarica fattura(se presente)Elimina fattura(se presente)
Concetti importanti
Acconto vs. saldo
Acconto:
- Primo pagamento richiesto al momento della prenotazione
- Solitamente 20-50% dell'importo totale
- Serve a "bloccare" la prenotazione
- Se cliente cancella, acconto potrebbe non essere rimborsato
Saldo:
- Pagamento del resto della camera
- Dovuto entro una certa data (solitamente prima del check-in)
- Dopo il pagamento del saldo, la prenotazione è "Pagata" completamente
Stato della prenotazione
Stati supportati:
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | Prenotazione creata ma non pagata |
| In attesa pagamento offline | Pagamento offline richiesto/da registrare |
| Acconto pagato | Acconto registrato |
| Pagato | Importo totale pagato |
| Cancellato | Ordine cancellato |
| Rimborsato | Importo rimborsato completamente |
| Rimborsato parziale | Rimborsi parziali applicati |
| Fallito | Errore/fallimento pagamento |
Stato degli articoli
Ogni voce dell’ordine (es. camera) mostra il proprio stato, eventuali scadenze di cancellazione e gli importi di riga.
Condizioni di cancellazione
Le voci d’ordine possono indicare una scadenza di cancellazione gratuita. Dopo tale scadenza, potrebbero applicarsi penali.
Come si crea una prenotazione
Pipeline di creazione:
Visita sito → Ricerca camere → Selezione camera → Creazione prenotazione → Verifica in backoffice → Conferma ordine → Email di conferma → Pagamento acconto/saldo → Stato "Pagato" → Check-in → Check-out → Chiusura ordine
Terminologia chiave
| Termine | Significato |
|---|---|
| Ordine | Sinonimo di prenotazione nel sistema |
| ID Prenotazione | Numero univoco della prenotazione (es. 2025-72) |
| Acconto | Primo pagamento parziale |
| Saldo | Importo residuo da pagare |
| Occupancy | Status di occupazione della camera |
| Check-in | Data/ora di arrivo |
| Check-out | Data/ora di partenza |
| Nominativi | Nomi degli ospiti che occuperanno la camera |
| Fatturazione | Dati per emettere la ricevuta/fattura |
| Riepilogo Ordine | Riassunto dei costi e pagamenti |